Archivage physique vs archivage électronique : quel est le meilleur choix à faire ?

Que vous soyez une micro entreprise, une PME ou encore une multinationale, vous produisez une multitude de documents pour le bon fonctionnement de vos activités. Après avoir été produites, ces documents se doivent d’être bien archivés en fonction de leur nature. Toutefois, bon nombre d’entreprises ont du mal à faire le bon choix entre l’archivage physique et l’archivage électronique. Vous trouverez dans la suite de cet article tous les avantages et inconvénients de chaque mode d’archivage.

L’archivage physique est le mode d’archivage le plus ancien utilisé pour la conservation des documents. Comme son nom l’indique, l’archivage physique consiste à archiver des documents sur un support physique comme le papier, les disques, les enregistrements radio et bien plus encore. L’un des avantages des archives physiques, c’est qu’elles ne sont pas soumises aux problèmes informatiques. Ces archives sont exemptées des pannes informatiques ou des cas de piratage à distance. Avec l’archivage physique, vous pouvez conserver des documents dans un coffre-fort pour renforcer davantage leur sécurité.

Cependant, bien qu’ayant des avantages, les archives physiques présentent aussi des inconvénients. Les documents enregistrés sur des supports physiques peuvent subir un incendie, être volés ou être détruits à la suite de catastrophes naturelles. L’autre inconvénient de l’archivage physique sur l’archivage électronique, c’est la difficulté à retrouver plus rapidement des documents, surtout s’ils sont nombreux.

Grâce à l’avènement des nouvelles technologies, l’archivage des documents s’est modernisé. Dorénavant, les documents physiques ont été numérisés et existent sous des formats numériques. Le premier avantage de l’archivage électronique sur l’archivage physique, c’est la rapidité à laquelle vous pouvez accéder à vos documents. Avec ce mode d’archivage, vous n’avez pas besoin d’avoir de grands espaces pour stocker une grande quantité de documents. Vous n’aurez plus besoin d’apporter des soins spécifiques (lumière, humidité) à une pièce pour maintenir les documents en bon état. À la différence de l’archivage physique, l’archivage électronique vous donne la possibilité de consulter des documents à distance.

Comme cité beaucoup plus haut, l’archivage électronique fait face à de nombreux défis, notamment les cyberattaques qui n’épargnent même pas les plus grandes entreprises. Opter pour ce mode d’archivage demande donc de protéger efficacement vos documents. Vous n’êtes pas aussi à l’abri des bugs informatiques qui peuvent conduire à la perte totale des documents.

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